إن الكثير من الدول تعمل على استقبال الدبلوماسيين في بعض المناسبات والحفلات الرسمية التي تجمع الكثير من الدول أو بعضها لزيادة العلاقات السياسية أو التجارية بين تلك الدول، حيث ترجع نشأة البروتوكول أو الحفلات والمناسبات الرسمية الدبلوماسية لتواريخ قديمة سواء في الشرق الأوسط ومختلف دول العالم وسوف نستعرض سوياً في السطور التالية أنواع الحفلات والمناسبات الدبلوماسية وكل التفاصيل المتعلقة بها فتابعونا.
ما هو البروتوكول؟
البروتوكول كما عرف اصطلاحاً أن المقصود به هو الاتيكيت والذوق العام الذي من خلاله يتم التعامل مع الآخر أياً كان، وتم اعلان هذا الشعور لكي يتم التعامل به بين الدول والمجتمعات المتحضرة وفي بعض الطبقات الراقية داخل تلك المجتمعات، من ثم تم تطوير ذلك السلوك إلى أن يكون له بعض القواعد والشروط التي يجب الالتزام بها واتباعها في تلك المناسبات والحفلات سواء كانت دبلوماسية أم حفلات اجتماعية.
اتسع الأمر بعد ذلك ليشمل العلاقات الدبلوماسية بين البلدان وبعضها البعض حيث تشمل كل تلك القواعد التي تم وضعها الرؤساء والدبلوماسيين بين كل دولة، حيث أنها أصبحت مألوفة بشكل كبير وتشمل كل القواعد العامة والاتيكيت في استقبال هذه البعثات التي كلما كانت أكبر اتساعاً كلما كثر فيها استخدام تلك القواعد والبروتوكولات العامة بشكل أكثر شمولاً وتدقيقًا.
وفي تطور تلك القواعد على مر العصور زاد الأمر من حيث إضافة الكثير من العادات والقواعد الإضافية التي تلتزم بها الدول فيما بينها لاستقبال أكثر حفاوة ومتوافق مع البروتوكول العام.
مراسم الحفلات والزيارات الرسمية
هناك العديد من المراسم والقواعد العامة التي تم الاتفاق عليها بين الدول أو أن الكثير من الدول تقوم بأدائها كبروتوكول رسمي فيما بينها عند القيام بدعوة أياً من الجاليات الرسمية والدبلوماسية لتلك المناسبات والحفلات لديها، حيث تطورت تلك الأشياء والمراسم على مر العصور ولكن هناك بعض القواسم المشتركة التي تتفق عليها كل هذه الدول ويتم استخدامها الآن بشكل كبير مثل أداء التحية العسكرية للدول المختلفة، السلام الوطني الجمهوري لتلك الدولة، أداء التحية البحرية.
هناك بعض المراسم الخاصة باستقبال وتوديع الضيوف سواء كانوا ملوك أو رؤساء أو كانوا دبلوماسيين وتشمل تلك المراسم بداية في الاستقبال:
- التنسيق مع المختصين في المكان الذي سوف يصل إليه الوفد ومعرفة مكان الرحلة ورقمها.
- يجب أن يتجمع كافة المستقبلين والمختصين قبل وصول الضيف بوقت كاف.
- التحرك بالسيارات التي سوف تقل الوفد قبل وصوله بوقت مناسب.
- بعد انتهاء مراسم الاستقبال يتم توجيه الوفد للسيارات المخصصة له لنقله.
- إنهاء كافة الإجراءات الورقية والجمركية لهم فور وصولهم، التأكد من وجود كافة حاجياتهم في السيارات الخاصة لهم قبل التحرك من مكان الاستقبال.
- يجب توديع المسافرين بنفس الحفاوة التي تم استقبالهم بها، التأكد من إن كافة أشياءهم الشخصية وامتعتهم في الطائرات، إنهاء كافة التخليصات الجمركية والورقية.
- تبادل الهدايا.
التنسيق في الحفلات والمناسبات الدبلوماسية
أما عن الجهة الحكومية فهي تقوم بطرح العديد من القواعد التي يتم القيام بها لاستقبال الملوك أو الرؤساء أو البعثات الدبلوماسية عنهم لكي يتم استقبالهم بالشكل اللائق، وتتم تلك فيما يسمى بالمراسم أي الأشياء الرسمية التي يتم القيام بها استقبالاً للضيوف أو الضيف ومن أهم تلك الاستعدادات:
- تنظيم المراسم الخاصة بالاحتفال الرسمي الذي يتم من خلاله استقبال الملك أو الرئيس أو الدبلوماسيين.
- عمل برنامج شامل للضيف والأمور التي سوف يتم تداولها في تلك المناسبة.
- عمل التحضيرات الخارجية مع المنشآت الحكومية مثل المرور، الشرطة، السفارات، وزارة الإعلام، الأمن الخاص ووزارة الخارجية.
- التنسيق الكامل مع الجهات المعنية الاخرى مثل المالية والاتصالات وغيرها من الجهات للتحضير لتلك المراسم الخاصة باستقبال الضيف.